Szkoła prowadzi następujące rejestry, ewidencje oraz archiwa, które służą dokumentowaniu działalności placówki, realizacji zadań statutowych oraz sprawnej obsłudze administracyjnej.

I. Wykaz prowadzonych rejestrów i ewidencji

1. Księga uczniów
2. Rejestr wydanych legitymacji szkolnych
3. Rejestr wydanych świadectw i zaświadczeń
4. Rejestr duplikatów świadectw i legitymacji
5. Księga zarządzeń Dyrektora Szkoły
6. Rejestr korespondencji .
7. Rejestr skarg i wniosków.
8. Rejestr wypadków uczniów i pracowników.
9. Ewidencja zatrudnionych pracowników.
10. Księgi inwentarzowe.
11. Rejestr Uchwał Rady Pedagogicznej
12. Księga protokołów posiedzeń Rady Pedagogicznej.
13. Książka kontroli.

II. Składnica akt

Szkoła prowadzi składnicę akt, w której gromadzone i przechowywane są dokumenty powstałe w wyniku działalności placówki. Składnica akt działa na podstawie Instrukcji Archiwalnej oraz Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA).

III. Zasady i sposoby udostępniania danych

Dane dostępne publicznie (w BIP)

Informacje publiczne, które nie podlegają ochronie ze względu na prywatność osób fizycznych są sukcesywnie udostępniane bezpośrednio na stronach niniejszego Biuletynu Informacji Publicznej.

Udostępnianie na wniosek

Dane zawarte w rejestrach, ewidencjach i archiwach, które nie zostały opublikowane w BIP, są udostępniane na pisemny wniosek zainteresowanego, z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych (RODO).

1. Forma złożenia wniosku:
   • Osobiście w Sekretariacie Szkoły.
   • Listownie na adres siedziby Szkoły.
   • Za pośrednictwem e-Doręczeń.
   • Drogą elektroniczną na oficjalny adres e-mail Szkoły.
2. Termin realizacji:
   Udostępnienie informacji następuje bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku. Jeżeli informacja nie może być udostępniona w tym terminie, Szkoła powiadamia wnioskodawcę o powodach opóźnienia i wskazuje nowy termin (nie dłuższy niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku).
3. Forma udostępnienia:
   Dane mogą być udostępnione do wglądu na miejscu, przesłane w formie kopii papierowej lub przesłane na wskazanym nośniku danych / drogą elektroniczną.

Ograniczenia w dostępności (RODO i prywatność)

Szkoła odmawia udostępnienia danych w sytuacji, gdy naruszałoby to:

• Prywatność osób fizycznych (w szczególności dane osobowe uczniów, rodziców oraz pracowników chronione ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych – RODO).
• Tajemnice prawnie chronione.

3. Korzystanie z zasobów Archiwum (Składnicy Akt)

Dokumentacja przebiegu nauczania byłych uczniów przechowywana jest w Składnicy Akt.

• Byli uczniowie i absolwenci mają prawo do uzyskania odpisów, duplikatów świadectw lub zaświadczeń o przebiegu nauki. Wydanie duplikatu świadectwa lub legitymacji podlega opłacie skarbowej w wysokości określonej w odrębnych przepisach.

4. Korzystanie z zasobów Archiwum i zasobów CUW

Miejsce przechowywania i sposób wnioskowania o dokumentację archiwalną zależy od jej rodzaju oraz daty powstania:

Dokumentacja przebiegu nauczania (Uczniowie i Absolwenci)

Dokumentacja przebiegu nauczania byłych uczniów (arkusze ocen, protokoły egzaminów) jest nadal stale przechowywana w archiwum zakładowym szkoły.

• Byli uczniowie/absolwenci mają prawo do uzyskania odpisów, duplikatów świadectw lub zaświadczeń o przebiegu nauki.
• Wnioski w tych sprawach należy składać do Dyrektora Szkoły za pośrednictwem Sekretariatu. Wydanie duplikatu świadectwa lub legitymacji podlega opłacie skarbowej.

Dokumentacja kadrowo-płacowa (Pracownicy i Byli Pracownicy)

Z dniem 1 września 2025 roku obsługę kadrowo-płacową szkoły przejęło powołane przez Gminę Buskie Centrum Usług Wspólnych (BCUW).

• Archiwalna dokumentacja pracownicza (akta osobowe byłych pracowników, byłe listy płac, karty wynagrodzeń) wytworzona do momentu powołania BCUW jest przechowywana w zasobach Składnicy Akt w Szkole Muzycznej I stopnia w Busku-Zdroju, Od 1 września 2025 r. dokumentacja kadrowo-płacowa jest przechowywana w zasobach BCUW.
• Byli oraz obecni pracownicy ubiegający się o wydanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu do celów emerytalno-rentowych (np. kapitał początkowy, Rp-7, zaświadczenia o zarobkach) powinni składać wnioski do Dyrektora Szkoły Muzycznej I stopnia w Busku-Zdroju:

- w sekretariacie Szkoły (al. Mickiewicza 22, 28-100 Busko-Zdrój, I piętro, pokój 210;

- za pomocą poczty elektronicznej: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

- poprzez doręczenia elektroniczne: e-Doręczenia